Formålet med nærværende privatlivspolitik er at orientere om, hvorledes Kirk Larsen & Ascanius / KLA Personskade / Kirk Larsen & Ascanius Greenland anvender de personoplysninger, som virksomheden indhenter/indsamler og modtager.
Ifølge persondataforordningen, de advokatetiske regler, Lov om hvidvask mv. er vi forpligtede til at sørge for, at alle de personoplysninger, vi behandler, behandles i overensstemmelse med gældende regler, og at de opbevares fortroligt og sikkert.
Vi træner vores medarbejdere i at behandle personoplysninger fortroligt og sikkert, og understøtter dette med relevante teknologiske løsninger.
Vi rådgiver inden for forskellige juridiske fagområder og er dataansvarlig for de personoplysninger vi indhenter, indsamler og modtager i forbindelse med håndtering af sager for vores klienter. Dette gælder alt materiale, uanset om det foreligger i elektronisk eller fysisk form.
Vi registrerer og bruger personoplysninger med det formål at kunne opfylde vores aftale med vores kunder, herunder:
Endvidere er behandlingen nødvendig for Kirk Larsen & Ascanius / KLA Personskade / Kirk Larsen & Ascanius Greenland til at forfølge en legitim interesse i at kunne administrere, styre og udvikle vores produkter, herunder udvikling af IT-løsninger og services samt udvikling af vores forretning.
Anvendelsen sker i henhold til Persondataforordningens Art. 6 stk. 1, litra a, b, c og f. Cpr.nr. behandles med hjemmel i databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 4.
I personskadesager, inkasso og konkurs behandles personfølsomme oplysninger om kunden i henhold til Artikel 9 stk. 2 litra f., jfr. Persondatalovens § 11 stk. 2.
Virksomheden registrerer og behandler de personoplysninger, som er nødvendige for at kunne identificere vores klienter, samt til at fremme klienternes sager bedst muligt.
Vi modtager som udgangspunkt oplysningerne direkte fra klienter, men kan også modtage personoplysninger fra fx offentlige myndigheder (herunder domstolene), modparter, vidner eller andre personer, der indgår i sagsbehandlingen.
De oplysninger, vi behandler, kan omfatte følgende
Det kan i den forbindelse være nødvendigt at videregive oplysninger til klienter, retten og advokater eller andre, der måtte møde på vores vegne.
Hvis der opnås udlæg ved fogedretten, kan det også være nødvendigt at give meddelelse til den, hvor tilgodehavendet er hos. Det kan således være nødvendigt at give meddelelse til SKAT, en udlejer eller andre.
I visse inkassosager – særligt udsættelsessager for lejemål – er det nødvendigt at få assistance fra flyttemænd, låsesmede og andre. I så fald vil de nødvendige oplysninger for deres opgave blive videregivet til deres opgave blive videregivet til dem.
I insolvenssager – herunder konkurser, rekonstruktioner og dødsboer – behandles oplysninger om ansatte, kreditorer, debitorer og andre parter med relation til sagen. Behandlingen sker med det formål at fremme sagens behandling – herunder ved at identificere og realisere aktiver, undersøge eventuelle omstødelige eller erstatningspådragende dispositioner og undersøge de øvrige forhold i sagen. Oplysningerne indsamles blandt andet fra virksomheden, kreditorer og andre parter i sagerne.
Det kan i forbindelse med behandlingen af sagen være nødvendigt at videregive oplysninger til kreditorer, klienter, retten, SKAT, advokater eller andre, der måtte møde på vores vegne eller måtte udføre opgaver for os, og øvrige parter med relation til sagen.
I sager, hvor driften i virksomheden opretholdes – herunder særligt i landbrug – vil det være nødvendigt at videregive oplysninger til leverandører, samarbejdspartnere, konsulenter mv.
Hvis vi i øvrigt måtte konstatere, at elektroniske materialer – herunder e-mails og filer – er slettet, vil vi foranledige, at materialet gendannes, hvorefter materialet gennemgås.
Til vurdering af hvorvidt der er grundlag for at rejse et erstatningskrav, indhentes med kundens samtykke og fuldmagt udover de almindelige personoplysninger tillige personfølsomme oplysninger (helbredsoplysninger) fra kundens læge og private speciallæger, sygehusjournaler fra offentlige og private sygehuse samt oplysninger fra styrelser eller andre offentlige myndigheder. Herudover indhenter vi oplysninger om kundens økonomiske forhold, f.eks. fra pengeinstitut, offentlige myndigheder, fagforeninger etc. Oplysningerne anvendes bl.a. til brug for stillingtagen til, hvorvidt kunden kan opnå fri proces / retshjælp.
Videregivelse af personoplysninger vil kun ske, når det er nødvendigt under hensyntagen til virksomhedens varetagelse af den pågældende sag.
Vi videregiver (overfører) personoplysninger til såvel lande indenfor som såvel lande udenfor EU/EØS, der ikke har love, der giver specifik beskyttelse af personoplysninger. Overførslen finder alene sted, hvis den er nødvendig af hensyn til indgåelse eller opfyldelse af en kontrakt imellem os og kunden eller mellem os og en anden fysisk eller juridisk person.
Vi er forpligtede til i medfør af hvidvaskloven at indhente og opbevare følgende personoplysninger i fem år fra klientforholdets ophør:
Personoplysninger indhentet i forbindelse med opfyldelse af kravene om kundekendskabsprocedurer i henhold til hvidvaskloven, herunder identitets- og kontroloplysninger samt kopi af foreviste legitimationsdokumenter.
Dokumentation for og registreringer af transaktioner, der gennemføres.
Dokumenter og registreringer vedrørende undersøgelser gennemført i henhold til Hvidvasklovens § 25, stk. 1 og 2.
Vi legitimerer navn, adresse, cpr.nr. ved hjælp af pas, kørekort, sygesikringsbevis, Penneo underskrift ved nem-id.
Vi kommunikerer, hvor det er muligt pr. e-mail med andre virksomheder, offentlige myndigheder og organisationer via krypteret forbindelse, hvor certifikater er udvekslet på forhånd. Er det ikke muligt at udveksle certifikater, kommunikeres som beskrevet under pkt. 6.2.
Kommunikation med e-mail til private m.fl. sker som minimum med en TLS eller en SSL sikker løsning. Det betyder, at forbindelse mellem vores servere og kundens digitale postkasse er krypteret og oplysninger kan udveksles sikkert.
Kan vi ikke kommunikere sikkert med kunden, vil personfølsomme oplysninger, der sendes via e-mail ske i et kodet dokument og modtageren vil få en sms med koden til dokumentet. Alternativt sendes personfølsomme oplysninger med fysisk post.
Vi anvender cookies, jfr. vores cookiepolitik.
I nogle tilfælde er vores behandling af personoplysninger baseret på et samtykke. Hvis det er tilfældet, kan den person, som behandlingen vedrører til enhver tid trække sit samtykke tilbage. Dette kan gøres ved at kontakte virksomheden på de kontaktoplysninger, der fremgår nedenfor i punkt 11.
Hvis et samtykke trækkes tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af personoplysninger på baggrund af et tidligere meddelt samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. I nogle tilfælde kan der endvidere være opstået et andet grundlag for fortsat behandling af oplysningerne. Hvis det er tilfældet, vil vi orientere særskilt herom.
De personer, vi behandler oplysninger om, har efter persondataforordningen en række rettigheder.
Som kunde har man som udgangspunkt ret til at få indsigt i indholdet af de personoplysninger, som vi behandler. I nogle tilfælde kan indsigtsbegæringen dog være begrænset. Det gælder fx hvis der er foretaget indberetning til Hvidvasksekretariatet i SØIK i medfør af hvidvaskloven, der er meddelt forsvarerpålæg efter retsplejeloven mv.)
Øvrige personer, om hvem personoplysninger indgår i sagsbehandlingen for vores klienter, kan ligeledes have ret til indsigt. Indsigt i oplysninger om andre end vores klienter vil dog oftest være begrænset af advokatens tavshedspligt.
Hvis den registrerede mener, at de oplysninger, vi har registreret om den pågældende, er forkerte, kan vedkommende anmode om, at det rettes – eller suppleres.
Retten angår alene objektive data.
I særlige tilfælde kan den registrerede have ret til at få slettet personoplysninger, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
Den registrerede har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af sine personoplysninger begrænset. Hvis det er tilfældet, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med vedkommendes efterfølgende samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
I visse tilfælde kan der gøres indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.
Hvis en kunde fx ønsker at skifte advokat, har kunden ret til at modtage visse personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger til sin nye advokat.
Adgangen til dataportabilitet omfatter kun oplysninger, som kunden selv har givet og vil kun omfatte behandlinger, der foretages automatisk og som baserer sig på et samtykke eller en kontrakt med kunden.
Kirk Larsen & Ascanius / KLA Personskade har som advokater tavshedspligt i henhold til Retsplejelovens regler, ligesom vi er underlagt de advokatetiske regler. Det betyder, at vi i visse tilfælde kan undlade at opfylde oplysningspligten overfor registrerede, f.eks. i situationer, hvor oplysningerne må behandles fortroligt.
Vi kan endvidere undlade at opfylde vores opfyldningspligt, såfremt private og/eller offentlige interesser strider herimod og er mere vidtrækkende, end hensynet til registreredes interesser i at modtage oplysningerne.
Endvidere kan vi undlade at efterleve oplysningsforpligtelsen, såfremt den registrerede allerede er bekendt med oplysningerne – eller såfremt det måtte kræve en uforholdsmæssig stor indsats at efterleve oplysningsforpligtelsen.
Der kan læses mere om den registreredes rettigheder i Datatilsynets vejledning, som findes på www.datatilsynet.dk.
Vi gemmer personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde det formål, som personoplysningerne er registreret og indsamlet til, herunder for at kunne dokumentere hvilke oplysninger vores rådgivning har været baseret på.
Personoplysninger indhentet i henhold til Lov om forebyggelse af hvidvask slettes efter 5 år fra det tidspunkt, hvor kundeforholdet er ophørt eller fra tidspunktet for arkivering af den sag i hvilken forbindelse oplysningerne er indhentet.
Når et kundeforhold er ophørt, gemmer vi normalt personoplysninger i 15 år fra ophørstidspunktet for sagen og/eller kundeforholdet. Nogle oplysninger gemmer vi dog i længere tid, f.eks. med henblik på at kunne vurdere evt. interessekonflikt, hvis vi bistår en kunde i relation til indgåelse af et længerevarende kontraktforhold, herunder ved udarbejdelse af testamenter, ægtepagt, ejeraftaler samt andre kontrakter uden en på forhånd defineret ophørsdato.
Oplysninger i relation til konkursboer, dødsboer eller andre sager, hvor der kan ske genoptagelse, kan efter en konkret vurdering opbevares i en længere periode.
Derudover skal vi overholde reglerne i henhold til bogføringsloven, Lov om forebyggelse af hvidvask samt de advokatetiske regler.
Som et led i at minimere adgangen til sagsdata og dokumenter, forsyner vi alle sager med en GDPR-beskyttelse 3 år efter arkiveringstidspunktet. Herefter kan alene IT-ansvarlig og administrationschef tilgå disse sager eller give adgang til disse, hvis det skønnes nødvendigt.
Registrerede, der ønsker adgang til de oplysninger, som Kirk Larsen & Ascanius, kan rette henvendelse til os, jfr. kontaktoplysninger nedenfor.
Er der registreret forkerte data, eller har den registrerede andre indsigelser, kan henvendelse ske samme sted. Den registrerede har mulighed for at søge indsigt i, hvilke informationer, vi måtte have registreret om den pågældende, og kan gøre indsigelse mod en registrering i henhold til reglerne i Persondataloven.
Hvis den registrerede vil gøre brug af sine rettigheder, kan vi kontaktes. Hvis den registrerede kontakter os med anmodning om at få rettet eller slettet personoplysninger, undersøger vi om betingelserne herfor er opfyldte og i givet fald gennemfører vi ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Vi kan kontaktes her:
Advokatpartnerselskabet
Kirk Larsen & Ascanius / KLA Personskade
Esbjerg Brygge 28
6700Esbjerg
cvr.nr. 33 64 69 25
Telefon: 70 22 66 60
E-mail: Kirklarsen@kirklarsen.dk
Kontaktperson:
adm.chef. Bettina Tøt, 76 11 54 13, e-mail bt@kirklarsen.dk.
Den registrerede har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis der er utilfredshed med den måde, vi behandler personoplysninger på. Datatilsynets kontaktoplysninger findes på www.datatilsynet.dk.
Vi vil løbende revidere privatlivspolitikken, således at den stemmer overens med vores håndtering af personoplysninger samt gældende lovgivning.
Den seneste version af vores privatlivspolitik vil sammen med cookiepolitik være tilgængelig på vores hjemmeside.
Regler gældende for Kirk Larsen & Ascanius’ / KLA Personskades behandling af personoplysninger findes i:
Persondataloven (indtil 25. maj 2018)
Databeskyttelsesforordningen (efter 25. maj 2018)
Databeskyttelsesloven (efter 25. maj 2018)