Hvidvask regler

Notat om hvidvaskningsreglernes betydning for advokater
- særligt om indhentning og håndtering af klientoplysninger

Af Frans Bennetsen, advokat.

De gældende hvidvaskningsregler er beskrevet i Lovbekendtgørelse nr. 353 af 20/04/2012 om forebyggende foranstaltninger mod hvidvask af udbytte og finansiering af terrorisme. I denne lovbekendtgørelse er de ændringer, der følger af Lov om ændring af lov om finansiel virksomhed og forskellige andre love nr. 155 af 28/02/2012, indeholdt.

De af Advokatrådet, AR, udsendte vejledninger hhv. ARV og ARVmini er på nuværende tidspunkt - modsat Finanstilsynets vejledning FV - opdateret til de nugældende hvidvaskningsregler, hvorfor henvisninger i dette notat hovedsagligt sker til Advokatrådets vejledninger.

1. Lovens formål.

Hvidvaskningslovens (HVL) har flere hovedformål

  • Legitimation af kunder samt løbende overvågning, HVL § 11
  • Undersøgelsespligt ved komplekse og usædvanlige transaktioner, HVL § 6
  • Underretningspligt ved mistanke om hvidvask eller terrorfinansiering, HVL § 7
  • Krav om forretningsgange, intern kontrol samt undervisning af ansatte, HVL § 25

2. Særligt om advokater

Hvidvaskningsloven gælder for advokater, der ejer eller er ansat i en advokatvirksomhed. Loven finder alene anvendelse på advokater som omhandlet i RPL § 124, jf. ARV pkt. 3.1, hvorfor advokater, der er ansat i andre virksomheder, organisationer mv. ikke er omfattet af forpligtelserne.

Ifølge HVL § 1, stk. 1, nr. 13 og 14 finder loven anvendelse på følgende advokat-klientforhold:

  • Advokater, når de deltager med bistand ved planlægning eller udførelse af transaktioner for deres klienter i forbindelse med:
    • Køb og salg af fast ejendom eller virksomheder
    • Forvaltning af klienters penge, værdipapirer eller aktiver
    • Åbning eller forvaltning af bank-, opsparings-, eller værdipapirkonti
    • Tilvejebringelse af nødvendig kapital til oprettelse, drift eller ledelse af virksomheder eller
    • Oprettelse, drift eller ledelse af virksomhede
  • Advokater, når de på deres klients vegne og for dennes regning foretager en finansiel transaktion eller transaktion vedrørende fast ejendom.

Hvad der forstås som en transaktion i lovens forstand gennemgås i ARV pkt. 3.3.

Det bemærkes i forhold til HVL § 1, stk. 1, nr. 13, at det tidligere punkt f, der omfattede anden forretningsmæssig rådgivning, er ophævet ved ændring i medfør af lov nr. 155 af 28/02/2012. Hermed er rådgivning vedrørende konkursret, immaterialret, miljøret, generel kontraktret, IT-ret og en række andre retsområder faldet uden for hvidvaskningsloven område. Som følge heraf skal der hverken foretages indberetning af mistænkelige transaktioner eller gennemføres identitetskontrol i denne type sager. Ved skifte af dødsboer, behandling af konkursboer, rekonstruktion og værgemål skal legitimation dog ske i samme omfang som ved andre klienter, såfremt forholdet omfatter transaktioner til tredjemand.

Ifølge ARV pkt. 3.2 er advokater kun omfattet i relation til deres klienter. De er derfor ikke underretningspligtige, hvis de afviser en henvendelse fra en person, hvor der er mistanke om hvidvask eller terrorfinansiering, hvis personen ikke har klientstatus.

Ved lov nr. 155 af 28/02/2012 er HVL blevet ændret således, at ved bistand til lejlighedskunder med enkeltstående transaktioner, kan opfyldelse af kravene i HVL §§ 12, 15 og 19 undlades, hvis transaktionen ikke overstiger et beløb, der modsvarer værdien af 1.000 euro. Endvidere kan kravet om klarlægning af virksomheders ejer- og kontrolstruktur i HVL § 12, stk. 3, 2. pkt. undlades ud fra en risikovurdering, hvis transaktionen ikke overstiger et beløb, der modsvarer værdien af 15.000 euro.

ARV pkt. 3.2 gennemgår lovens anvendelse på advokater detaljeret.

Advokaterne skal ifølge HVL § 6 være opmærksom på en kundes aktiviteter, som på grund af deres karakter særlig menes at kunne have tilknytning til hvidvask eller finansiering af terrorisme. Det gælder især komplekse eller usædvanlig store transaktioner og alle usædvanlige transaktionsmønstre set i forhold til kunden. Advokaten skal undersøge formålet med disse transaktioner samt notere  og opbevare resultatet.

Advokaten skal underrette Bagmandspolitiet, hvis transaktionerne menes at være hvidvask-/terrorrelateret.

3. Særligt om klienters legitimation.

For kundeforhold gælder det efter HVL § 12, at advokaten skal have kendskab til klienterne som beskrevet i stk. 2-8, herunder kræve, at klienterne legitimerer sig når der optages en forretningsmæssig forbindelse med disse, herunder når der åbnes en konto eller et depot.

Ifølge Karnovs note 96 til HVL opstår et kundeforhold, når virksomheden optager forretningsmæssig forbindelse med en »kunde«, f.eks. ved, at virksomheden indgår aftale med en fysisk eller juridisk person om udførelse af et hverv, f.eks. en rådgivningsopgave.

Advokaten skal endvidere efter HVL § 15 fastslå, om klienten handler på egne vegne eller handler på vegne af en anden person eller virksomhed – hvis sidstnævnte er tilfældet skal den reelle klients identitet tillige underkastes legitimationsproceduren. Ifølge bemærkningerne til lovforslaget (karnovnote) er det tilstrækkeligt at advokaten enten skriftligt eller mundtligt spørger den umiddelbare klient, om denne handler på egne vegne. Legitimationspligten gælder også medarbejdere (fysiske repræsentanter) for selskaber (juridiske personer), jf. Finanstilsynets vejl. 2011 9474 pkt. 10.4.5.3.151.

HVL § 11 foreskriver, at advokaten uanset klientforholdets karakter altid skal kræve, at en kunde legitimerer sig, når der er mistanke om, at en transaktion har tilknytning til finansiering af terrorisme eller hvidvask, jf. § 7.

Som følge af lov nr. 155 af 28/02/2012 kan de af hvidvaskningsloven omfattede virksomheder og personer – herunder også advokater – undlade selv at indhente identitets- og legitimationsoplysninger efter HVL §§ 12, stk. 1-4, 15 og 19, stk. 1,2 og 4, hvis oplysningerne stilles til rådighed af de i § 1, sk. 1, nr. 1-8, 13 eller 15 nævnte virksomheder, jf. HVL § 17. Indhentning af identitets- og legitimationsoplysninger kan tilsvarende undlades, såfremt oplysningerne kan indhentes fra samme eller tilsvarende virksomheder som nævnt ovenfor, såfremt tredjemand, hvorfra oplysningerne stilles til rådighed, er fra et land inden for EU, et land, som EU har indgået aftale med på det finansielle område, eller en tilsvarende virksomhed i et tredjeland, der er underlagt hvidvaskningsloven.

Ovenstående medfører, at advokater f.eks. kan udlade at afkræve klienten legitimation, hvis legitimationen stilles til rådighed af f.eks. en bank, en anden advokat eller en statsautoriseret- eller registreret revisor m.fl.. Det anbefales i ARV pkt. 4.6.1., at kopi af tredjemands oplysninger på klienten indhentes.

4. Legitimationsproceduren – fysiske personer.

  • Indhentning af klientens navn, permanente adresse og cpr-nummer eller lignende dokumentation, hvis den pågældende ikke har cpr-nummer.
    • Ved lignende dokumentation forstås ifølge Finanstilsynets vejl. 2011 9474 pas eller kørekort, hvorudfra nærmere oplysninger kan søges.
  • Indhentning af oplysninger om hver klients formål med forretningsforbindelsen og det tilsigtede omfang heraf.
    • Ifølge ARV pkt. 4.3 gælder det, at kravene til omfanget af de nødvendige oplysninger om formålet med kundeforholdet og det tilsigtede omfang heraf varierer afhængig af klientens sag. For eksempel vil formålet og omfanget af en almindelig handel med fast ejendom følge af sagens natur, og det vil derfor sjældent være nødvendigt at indhente yderligere oplysninger i disse tilfælde.

5. Legitimationsproceduren – juridiske personer.

  • Indhentelse af klientens navn, adresse cvr-nr. eller anden lignende dokumentation, hvis klienten ikke har et cvr-nr.
  • Klarlægning af klientens ejer- og kontrolstruktur gennem rimelige foranstaltninger
    • Bestemmelsen betyder ifølge karnovnoten, at der skal indhentes oplysninger om kundens juridiske form, den kontrollerende ejerkreds, ledelsen samt tegningsregler. Der er tale om en konkret vurdering i forhold til, hvor indgående undersøgelser, der skal iværksættes for at klarlægge kundens ejer- eller kontrolstruktur. I direktivet anvendes udtrykket »risikobaserede og passende foranstaltninger«, hvilket betyder, at det afhænger af virksomhedens eller personens vurdering af risikoen ved den pågældende kunde.
  • Legitimation af klientens reelle ejer
    • Bestemmelsen er en skærpelse af de hidtidige regler og gælder klientrelationer etableret efter 1.1.2009. Bestemmelsen betyder ifølge forarbejderne, at der fremover vil være krav om, at de reelle ejeres identitet skal kontrolleres. Dette medfører, at de reelle ejere både skal identificeres, og at der skal foretages kontrol af identiteten på samme måde som ved kunder, der er fysiske personer, jf. § 12, stk. 1 og 2.
    • Ved den reelle ejer forstås ifølge HVL § 3, stk. 1, nr. 4:
      • ”Fysiske personer, der i sidste instans ejer eller kontrollerer kunden eller den fysiske person, på hvis vegne en handling eller transaktion gennemføres, herunder:
        • Personer, der i sidste instans ejer eller kontrollerer et selskab ved direkte eller indirekte ejerskab eller kontrol over mere end 25 pct. af ejerandelene eller stemmerettighederne i selskabet, bortset fra selskaber, hvis ejerandele handles på et reguleret marked.
        • Personer, som på anden måde udøver kontrol over et selskabs ledelse.
        • Personer, som ifølge en fonds vedtægter eller på anden måde skal modtage 25 pct. eller mere af en fond eller andet lignende retligt arrangements uddelingsmidler eller andre formuegoder, hvis disse personer er kendt.
        • Den personkreds, i hvis hovedinteresse en fond eller et andet lignende retligt arrangement er blevet oprettet eller fungerer.
        • Personer, der udøver kontrol over mindst 25 pct. af en fonds eller et andet lignende retligt arrangements uddelingsmidler eller andre formuegoder.”
    • Det står ifølge ARV pkt. 4.2 advokaten frit for, hvordan han vil klarlægge det reelle ejerskab, men vejledningen peger på gennemgang af offentlige registre og regnskaber. Som eksempel på klarlægning af virksomheders ejer- og kontrolstrukturer foreslås dog, at dette kan ske ved, at der indhentes oplysninger om kundens juridiske form, den kontrollerende ejerkreds, ledelsen samt tegningsregler.
  • Indhentelse af oplysninger om hver klients formål med forretningsforbindelsen og det tilsigtede omfang heraf.
    • Ifølge ARV pkt. 4.3 gælder det, at kravene til omfanget af de nødvendige oplysninger om formålet med kundeforholdet og det tilsigtede omfang heraf varierer afhængig af klientens sag. For eksempel vil formålet og omfanget af en almindelig handel med fast ejendom følge af sagens natur, og det vil derfor sjældent være nødvendigt at indhente yderligere oplysninger i disse tilfælde.

6. Legitimationsprocedure – fælles regler.

Ifølge HVL § 13, stk. 1 skal legitimationsproceduren normalt afsluttes i forbindelse med etablering af kundeforholdet, dog senest inden udførelse af transaktionen.

Der må ikke etableres et fast kundeforhold, optages forretningsmæssig forbindelse eller udføres transaktioner for kunden, hvis legitimationsproceduren ikke kan gennemføres, jf. HVL § 13, stk. 2. Dette gælder dog ikke for advokater, når de fastslår en klients retsstilling eller forsvarer eller repræsenterer denne under eller i forbindelse med en retssag, herunder rådgiver om at indlede eller undgå et sagsanlæg, jf. HVL § 13, stk. 4, 1. pkt.

Pligten til at indhente legitimationsoplysninger gælder også ved genoptagelse af tidligere klientforhold, jf. HVL § 12, stk. 6, hvis der er tvivl om hvorvidt tidligere indhentede oplysninger om identitet er korrekte eller tilstrækkelige. Er der ikke tidligere indhentet legitimationsoplysninger om klienten, er der ifølge HVL § 12, stk. 8 pligt til at foretage legitimation og indsamle oplysninger på et passende tidspunkt og på grundlag af risikovurdering.

Efter HVL § 12, stk. 5 skal klientforholdet løbende overvåges, dvs. transaktioner (og evt. midlernes oprindelse) skal overvåges, for at sikre overensstemmelse med klientens forretnings- og risikoprofil. Dokumenter, data eller andre oplysninger om kunden skal løbende ajourføres.

7. Risikobaseret legitimationsprocedure.

Pligten til at gennemføre legitimationsproceduren (både fysiske og juridiske personer) kan ifølge HVL § 12, stk. 7 ske på baggrund af en risikovurdering baseret på risikoen ved den enkelte klient eller forretningsforbindelse, produkt eller transaktion. Advokaten skal dog kunne godtgøre over for tilsynsmyndigheden, at undersøgelsens omfang er tilstrækkeligt i forhold til risikoen for hvidvask og terrorfinansiering.

ARV anfører pkt. 4.6 at advokaters mulighed for at lave ”lavrisiko-legitimationer” er relativt begrænset. Advokater vil dog formentlig kunne anvende bestemmelsen i forhold til faste klienter, som advokaten gennem årelangt samarbejde kender, og hvor der derfor ikke er behov for løbende at overvåge kundeforholdet. Tilsvarende vil der være tilfælde, hvor advokaten er medlem af bestyrelsen for et selskab, som samtidig er klient hos advokatfirmaet, og hvor advokaten derfor har et særligt indgående kendskab til selskabets forhold.

I FV 10.4.3.2 anføres endvidere at kendskab til klienten fra lokalområdet, pressen, fagmiljøet eller offentligheden tilsvarende kan give grundlag for risikobaseret legitimation.

Bestemte sagstyper kan efter AR’s opfattelse ikke generelt klassificeres som ”lavrisiko”. I det omfang der internt i firmaet opstilles retningslinjer for risikovurdering, skal disse foreligge på skrift, således at det kan dokumenteres overfor myndighederne, at medarbejderne er informeret, jf. også HVL § 25.

ARV pkt. 4.5 gennemgår risikobaseret legitimationsprocedure nærmere.

Ifølge HVL § 19 skal der i situationer, som i sig selv indebærer en øget risiko for hvidvask og terrorfinansiering, på baggrund af den risikobaserede vurdering, iagttages skærpede legitimationsforanstaltninger. Advokatens skal i øvrigt være i stand til at håndtere en række angivne situationer.

De skærpede krav til legitimationsproceduren gennemgås i ARV pkt. 4.7.

Ifølge § 20 kan en række nærmere angivne transaktioner/klienter undtages fra legitimationskravet.

8. Opbevaring af identitetsoplysninger m.v.

HVL § 23 kræver, at identitetsoplysninger skal opbevares i mindst 5 år, efter at kundeforholdet er ophørt. Det samme gælder dokumenter og registreringer vedrørende gennemførte transaktioner.

Kopi af legitimationsdokumenter, der er indhentet i medfør af legitimationsproceduren, kan opbevares – indsamling og opbevaring er ikke i strid med persondataloven, da der er tale om et retligt krav, hvis blot reglerne om opbevaring og behandling af personoplysninger iagttages.

Det er ifølge ARV pkt. 5 ikke et krav, at der findes kopi af legitimationsdokumenterne, men virksomheden skal som minimum notere, hvilke dokumenter der er forevist med præcis angivelse af, hvilket dokument, der er tale om. Hvis der f.eks. er forevist et pas, skal pasnummeret noteres og opbevares.

9. Interne regler og uddannelse m.v.

Advokaten skal efter HVL § 25 udarbejde tilstrækkelige skriftlige interne regler om kundelegitimation, indberetning, opbevaring af registreringer, intern kontrol, risikovurdering, risikostyrring, ledelseskontrol og kommunikation samt uddannelses- og instruktionsprogrammer for medarbejderne for at forebygge og forhindre hvidvask og terrorfinansiering.

10. Øvrigt

De nærmere regler om handlepligt ved mistanke om hvidvask og terrorfinansiering, indikatorer på hvidvask og terrorfinansiering samt reglerne om straf og tilsyn er nærmere gennemgået i vejledningerne.

Icons made by Freepik from www.flaticon.com is licensed by CC 3.0 BY
Icons made by Yannick from www.flaticon.com is licensed by CC 3.0 BY
Icons made by Freepik from www.flaticon.com is licensed by CC 3.0 BY