Esbjerg
Esbjerg Brygge 28
6700 Esbjerg
Se vores åbningstider
København
H. C. Andersens Blvd. 45
1553 København V
Se vores åbningstider
Herning
Dalgasgade 21, 2
7400 Herning
Se vores åbningstider
Skjern
Bredgade 67
6900 Skjern
Se vores åbningstider
30. sep. 2020

Råd og vejledning til tilbudsafgivelsen

Mange opgaver sendes i udbud – både fra det offentlige og det private. Intentionen er at skabe en sund konkurrence om opgaverne. Samtidig stiller udbudsprocessen en række formelle til dig som tilbudsgiver og ikke mindst til det tilbud, du skal afgive.

For at få succes med afgivelse af tilbud, kan det være nødvendigt at optimere virksomhedens tilgang til tilbudsafgivelsen. Nedenstående er råd og vejledning til en effektiv, struktureret og gennemarbejdet tilbudsproces.

Før tilbudsafgivelsen:

Et godt sted at begynde i forhold til en udbudsproces er, at du holder dig orienteret om kommende, aktuelle og relevante udbud. På den måde kan du forsøge at planlægge forløbet eller dele heraf på forhånd, da forberedelsen med fordel kan startes i god tid.

Mange tilbud bliver historisk set afgivet i sidste øjeblik, hvilket ikke altid er så hensigtsmæssigt. Det er derfor en fordel, hvis du har mulighed for at prioritere tilbudsafgivelse i virksomheden. Dette kan gøres ved på forhånd at afsætte tid og rum til processen. Derudover kan der også udpeges en medarbejder, som er ansvarlig for processen og kan agere tovholder.

Forberedelse til tilbudsafgivelse:

Inden du påbegynder selve tilbudsskrivningen, bør du grundigt gennemgå udbudsmaterialet, således at du får dannet et overblik over kravene til økonomisk og finansiel henholdsvis teknisk og faglig kapacitet. Opfylder du disse krav, kan du afgive et tilbud. Opfylder du dem ikke, bør du undlade at bruge tid på at udarbejde et tilbud, da dit tilbud slet ikke vil blive taget i betragtning.

En tidlig og grundig gennemgang af udbudsmaterialet kan også give tid til at få afklaret eventuelle uklarheder.

Når du gennemgår udbudsmaterialet bør du være opmærksom på sondringen mellem mindstekrav og evaluerbare krav.

  • Mindstekrav skal opfyldes for, at tilbuddet er konditionsmæssigt.
  • Din opfyldelse af de evaluerbare krav kan vægte positivt – det er her, du kan hente nogle ekstra points, som du måske i sidste ende kan vinde udbuddet på.

Tilbudsskrivning:

Det er vigtigt, at du som tilbudsgiver afgiver et grundigt gennemarbejdet tilbud. Tilbuddet kan være med til at give et godt førstehåndindtryk, og derfor er det vigtigt, at tilbuddet ikke bærer præg af fejl og indhold, der kan misforstås.

Når du skal lave et gennemarbejdet tilbud er der nogle ting, som er gode at huske. Først og fremmest skal du sikre dig, at du besvarer alle punkter i udbudsmaterialet. Ligeledes bør du også sikre, at der kræves, bliver uploadet sammen med dit tilbud. Du skal dog ikke bruge tid på hverken at svare på eller tilbyde mere materiale end nødvendigt. Bilag, organisationsdiagrammer eller -beskrivelser kan ofte med fordel laves i god tid.

Du kan med fordel i din opbygning af tilbuddet læne sig op ad udbudsmaterialet, da dette gør det nemt for ordregiver at skabe et overblik over tilbuddet og se, at du har det hele med. Ligeledes kan det være fordelagtigt at bruge ordregivers egne udtryk og formuleringer.

Formuleringen af tilbuddet bør desuden være klart, tydeligt og konkret. Du skal derfor helst begrænse brugen af fagtermer og undgå floskler og fyldord.

Undlad tillige uklare udtryk, som eksempelvis: muligvis, måske, forventeligt, sandsynligvis mv.

Benyt i stedet klare udtryk såsom: gør, vil, skal, vi tilbyder, vi udfører mv.

Du bør altid tage udgangspunkt i det konkrete udbudsmateriale, og du skal passe på med at ”genbruge” tilbudsmateriale. Det er jo så netop ikke målrettet det konkrete udbud og vækker dermed heller ikke genklang hos ordregiver. Desuden er det ikke så smart, hvis du ikke har fået rettet det helt igennem, og der derfor står forkerte navne, adresser eller lignende.  

Fokus i tilbuddet bør være på ordregivers behov og efterspørgsler, og ikke på dit produkt eller din virksomhed. Som tidligere nævnt, skal mindstekravene opfyldes for, at tilbuddet er konditionsmæssigt. Du bør dog ikke bruge for meget tid eller plads i tilbuddet på at beskrive disse. Derimod bør du lægge din energi i forhold til beskrivelsen af de evaluerbare krav. Løsningsbeskrivelsen af disse bør være præcise og målrettet, da det er elementer der ”vægter positivt”, og det er her, du kan hente points i forhold til de kvalitative kriterier.

Tilbudsafgivelse:

Tilbuddet bør færdiggøres i god tid, helst 3-5 dage før fristen for tilbudsafgivelse.

Inden tilbuddet afsendes bør der foretages en kvalitetssikring heraf. Dette kan gøres ved, at tilbuddet gennemgås af andre personer end dem, der har udarbejdet det.

En kvalitetssikring bør både have fokus på det tekniske/faglige samt opbygningen og formuleringen af selve tilbuddet. Således får du dobbelttjekket, om der svares på det der efterspørges, og om alt er med – både i tilbuddet, bilag, tilbudsliste o.l.

Efter tilbudsafgivelse:

Når tilbuddet er afgivet, kan en intern evaluering være et redskab til at lære af processen, uanset om I fik opgaven eller ej. Ved at evaluere på hvad der virkede, hvad der ikke virkede og hvor i processen I som virksomhed skal stramme op, kan I være bedre klædt på til næste gang, I skal afgive tilbud.

I forbindelse med evalueringen er det oplagt at gennemgå tildelingsskrivelsen henholdsvis afslagsskrivelsen. På den måde kan du danne dig et overblik over, hvad der blev lagt vægt på, og hvordan jeres tilbud adskilte sig fra andres.

Alt efter detaljegraden i en eventuel afslagsskrivelse kan du overveje at kontakte ordregiver og anmode om en uddybende begrundelse. Således kan du få indblik i, hvad der var godt/skidt ved netop jeres tilbud, og hvad der skal gøres anderledes næste gang.

Har du spørgsmål til ovenstående eller ønsker sparring i forhold til kommende eller igangværende tilbudsafgivelse, er du meget velkommen til at os.