Det er vigtigt for dig som ordregiver at være opmærksom på, at corona-situationen kan påvirke både kommende, igangværende samt løbende kontraktforhold efter afsluttede udbud.
Mange virksomheder og i virkeligheden også ordregivere arbejder for nedsat kraft, da de fortsat har hjemsendte eller karantæneramte medarbejdere.
Dette bør du som ordregiver være opmærksom på i forhold til både planlægning af kommende udbud samt muligvis også i forhold til igangværende udbud, hvor der kan være behov for at ændre på de fastsatte frister.
Som udgangspunkt skal en ordregiver fastsætte ”passende” frister for eksempelvis indsendelse af ansøgninger om prækvalifikation og tilbudsafgivelse. Under normale omstændigheder kan man støtte sig til de fastsatte minimumsfrister for den pågældende udbudsprocedure i henholdsvis udbudslov og forsyningsvirksomhedsdirektiv.
Reelt skal tidsfristerne dog altid fastlægges efter en konkret vurdering, blandt andet under hensyntagen til udbuddets og kontraktens kompleksitet, omfanget af dokumentation mv.
Corona-situationen påvirker både ordregivere og potentielle tilbudsgivere på forskellig vis. Især i forhold til planlægningen af kommende udbud vil det være relevant at overveje at forlænge fristerne for hele processen; det vil sige for ansøgning om prækvalifikation, tilbudsafgivelse, ekstra tid til for tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål, og det kan ligeledes med fordel overvejes, om tidspunktet for kontraktopstart skal udsættes. For korte frister risikerer således at medføre færre ansøgninger om prækvalifikation og tilbud, hvilket påvirker konkurrencen negativt.
Det er desuden væsentligt, at også ordregiver rent faktisk vil være i stand til at overholde tidsfristerne i forhold til udvælgelse af de prækvalificerede, gennemgang af indkomne tilbud og meddelelse af beslutning. Det er generelt bedre at sætte et par ekstra dage af frem for at komme i bekneb med at kunne overholde fristerne, i hvert fald hvis det ikke er et udbud, som haster meget.
I forhold til igangværende udbud vil det måske ligeledes være nødvendigt at forlænge eksempelvis tilbudsfristen, hvilket kan gøres, når det er begrundet i saglige hensyn og under overholdelse af de grundlæggende EU-principper som proportionalitets- og ligebehandlingsprincippet.
Det er derfor vigtigt, at både selve forlængelsen og varigheden af forlængelsen er sagligt begrundet og står i rimeligt forhold til det hensyn, forlængelsen skal imødekomme. Desuden skal der informeres om forlængelsen, således at de potentielle tilbudsgivere har mulighed for at erfare det. Husk derfor, hvis du er nødt til at ændre på frister i igangværende udbud, at du skal oplyse om denne ændring det sted, hvor udbudsmaterialet er offentliggjort samt ved en supplerende bekendtgørelse i EU-Tidende.
Endelig kan der som følge af corona-situationen være behov for at ændre i et allerede, løbende kontraktforhold, eksempelvis fordi fristerne i et igangværende eller kommende udbud forlænges, således at en igangværende kontrakt reelt udløber, før der kan indgås en ny kontrakt.
Der er i udbudsreglerne i særlige tilfælde mulighed for at foretage ændringer i kontrakten, forudsat at bestemte betingelser er opfyldt.
Eksempelvis kan der foretages ændringer, når værdien af ændringen ikke overstiger 10 % af den oprindelige værdi for varer og tjenesteydelser, mens grænsen er 15 % for bygge- og anlægsarbejder. Ændringerne må dog ikke overstige tærskelværdierne for EU-udbud, og ligeledes må ændringerne ikke ændre den overordnede karakter af kontrakten.
Der er desuden mulighed for at ændre med op til 50 % af den oprindelige kontraktværdi, hvis behovet ikke har kunnet forudses af en påpasselig ordregiver, og ligeledes må kontraktens overordnede karakter ikke ændres derved. Det vil naturligvis være en konkret vurdering, hvorvidt behovet for en ændring ikke kunne forudses på tidspunktet for den oprindelige udbudsprocedure. Ifølge Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vurdering kan epidemier være en begivenhed, der ikke kunne forudses, og corona-situationen kan således indebære, at det er nødvendigt at forlænge en igangværende kontrakt, indtil der kan indgås en ny kontrakt på baggrund af et afsluttet udbud.
Det er dog vigtigt, at de grundlæggende principper overholdes, dvs. at forlængelsen af kontrakten ikke må være længere end nødvendigt, og at ændringerne alene kan angå de dele, der er nødvendig for ordregiveren at skaffe, i perioden frem til en ny kontrakt indgås.
Husk også, hvis det er nødvendigt at foretage ændringer i et allerede, eksisterende kontraktforhold, at du skal informere herom ved offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i EU-Tidende.
For at hjælpe dig har vi samlet al vores viden omkring coronakrisen i vores digitale guide coronaguiden.dk.
Har du spørgsmål til ovenstående eller ønsker sparring i forhold til kommende eller igangværende udbud eller ændring af eksisterende kontraktforhold, er du meget velkommen til at kontakte os.