eForms – indledende erfaringer og gode råd

De nye eForms var af mange ventet med både frygt og spænding, for hvad sker der, når et af de grundlæggende værktøjer ikke blot opdateres, men i stedet ændres markant?

Den første tid med eForms har vist, at al begyndelse er svær og at strukturen er en udfordring, men også at eForms bibringer muligheder for at give flere relevante informationer til ansøgere og tilbudsgivere – og ikke mindst muligheden for at give dem informationen hurtigere.

Indledning

Alle som har beskæftiget sig med EU-udbud har på et eller andet tidspunkt været i berøring med udbudsbekendtgørelsen. Udbudsbekendtgørelsen er, kort sagt, det dokument, som indleder ethvert EU-udbud og hvori de overordnede rammer for udbuddet fastlægges.

Samtidig er udbudsbekendtgørelsen også et dokument, som det er uhyre vigtigt at sikre sig indholdet af, da mangler eller uklarheder heri ofte vil være en direkte vej mod en annullation af udbuddet eller en forlængelse af tidsfristen, da mange af oplysningerne i bekendtgørelsen udgør elementer, som er grundlæggende for udbuddet – med andre ord – udbudsbekendtgørelsen er vigtig!

eForms: de nye e-formularer

Standardskabelonerne for udbudsbekendtgørelser har i lang tid været stort set uændrede, og det har på den baggrund været en forholdsvis ”simpel” øvelse for praktikere at udfylde bekendtgørelsen i det tidligere eNotices.

Den 25. oktober 2023 blev det dog obligatorisk at anvende de nye eForms til publicering af udbudsbekendtgørelser for EU-udbud. Med det nye format blev der introduceret store ændringer både til måden at udfylde bekendtgørelser på og til offentliggørelsen heraf. De sidste 6 måneder har vi indsamlet erfaringer med anvendelsen af eForms, og har derfor samlet nogle punkter samt gode råd, der er værd at være opmærksom på.

Struktur og vejledning

Den nye måde at udfylde bekendtgørelser på har givet anledning til udfordringer, da der er tilkommet nye felter, samtidig med at flere felter har fået nye navne og nye placeringer. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har udgivet en vejledning til udfyldelse af eForms, som angiver baggrunden for udfyldelse af de enkelte ”BT-numre”, men selv med den i hånden kan en udbudsbekendtgørelse være vanskelig at udfylde, idet vejledningen ikke altid er tydelig om, hvilke informationer der skal anføres i et felt, eller hvordan strukturen for anførelsen i feltet bør være. Herudover kan man som ordregiver også være udfordret, når udbudsbekendtgørelsen skal udfyldes i nogle af de gængse udbudssystemer, da det er forskelligt, hvordan man bliver præsenteret for de forskellige felter.

Udelukkelsesgrunde

I forhold til angivelsen af udelukkelsesgrunde, så er der stor forskel på, hvordan de af ordregiverne bliver anført i eForms. Nogle angiver en henvisning til bestemmelsen i udbudsloven, andre hele lovteksten, mens nogen gengiver spørgsmålet fra ESPD, eller angiver udelukkelsesperioden og informationer om, hvilken dokumentation der skal afleveres. Ifølge Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning skal der dog både laves en beskrivelse af udelukkelsesgrunden og en beskrivelse af kravet til hvilken dokumentation, som tilbudsgiveren skal fremlægge som bevis for ikke at være omfattet af udelukkelsesgrunden.

Indledningsvist opleves der også i udbudssystemerne en forskellig tilgang til, hvordan udelukkelsesgrundene kan angives. I nogle systemer skal man helt selv vælge udelukkelsesgrundene for herefter at udfylde den fulde tekst for udelukkelsesgrundene, mens andre systemer har for-udfyldning heraf. I de fleste af systemerne forventes det dog, at udelukkelsesgrundende fremadrettet vil kunne autoudfyldes på baggrund af et udfyldt ESPD.

For så vist angår den obligatoriske udelukkelsesgrund i udbudslovens § 134a, så er det dog værd at bemærke, at denne ikke kan tilvælges i nogle af udbudssystemerne på nuværende tidspunkt. Det er derfor vigtigt at man som ordregiver husker at få angivet anvendelsen af denne udelukkelsesgrund i feltet BT-300 (yderligere oplysninger).  

Egnethed og udvælgelse

Kriterier for egnethed skal nu oprettes individuelt og udfyldes med både navn, indhold, beskrivelse samt hvilke dokumentationskrav, som er gældende for det enkelte kriterium, hvilket bør mindske risikoen for at en ansøger eller tilbudsgiver overser noget og laver fejl på baggrund heraf.

I eForms findes der dog ikke længere et særskilt punkt til angivelse af de saglige og objektive kriterier for udvælgelsen af tilbudsgivere ved prækvalifikationen. Det betyder, at der for informationen om udvælgelse nu i stedet skal afkrydses om det pågældende kriterium finder anvendelse ved udvælgelsen. Dertil skal der efterfølgende for hvert kriterium, som anvendes, tilføjes beskrivelse af hvordan udvælgelsen foretages, eksempelvis hvordan der udvælges på baggrund af teknisk og faglig formåen igennem referencer. Løsningen kan i og for sig være fornuftig, når der alene udvælges på baggrund af ét kriterium, men sagen er imidlertid en anden, når der sker udvælgelse på baggrund af flere forskellige kriterier, idet ordregiver så vil skulle beskrive den samlede metode for udvælgelse med henblik på at gøre processen gennemsigtig for ansøgerne. Imidlertid kommer beskrivelsen af, hvad der udvælges på baggrund af til at være anført under flere forskellige kriterier på trods af, at der oftest er tale om en samlet vurdering. Ordregiver kan derfor være nødsaget til at gentage den samme tekst om udvælgelse under hvert af kriterierne for at sikre gennemsigtigheden, men samtidig vil ordregiver risikere, at det kan give anledning til forvirring hos ansøgerne.

Læsevenlighed

Udbudsbekendtgørelserne bliver med eForms meget lange i forhold til tidligere, da der er flere ting, der nu skal beskrives særskilt, men også da flere felter vil indeholde egentlige gentagelser, eksempelvis ved udbud med flere delaftaler, hvor der nu skal udfyldes særskilte oplysninger for hver delaftale på trods af, at mange informationer formentligt vil være de samme på tværs af delaftalerne. 

For ansøgere og tilbudsgivere er bekendtgørelserne derfor også et tveægget sværd, da de vil blive præsenteret for flere og mere præcise oplysninger, mens læsevenligheden dog er blevet mindre, da de også vil blive præsenteret for en del gentagelser og oplysninger, som for den enkelte ansøger eller tilbudsgiver kan gøre bekendtgørelsen mindre gennemsigtig.

Hurtig offentliggørelse

Offentliggørelse i eForms foregår erfaringsvist nu noget hurtigere end hidtil, og man kan således opleve at udbudsbekendtgørelsen offentliggøres allerede dagen efter fremsendelse til offentliggørelse. I det gamle eNotices var tiden fra fremsendelse af en udbudsbekendtgørelse til den blev offentliggjort mellem 2 og 5 dage. De senere år har det dog taget stadigt længere tid og oftest har offentliggørelsen efter vores erfaringer

Den nu hurtigere offentliggørelse i eForms betyder dog, at ordregiver bør uploade udbudsmaterialet til udbudssystemet med det samme, da man ikke skal forvente, at man kan bruge tiden mellem fremsendelse og den egentlige offentliggørelse på at få de sidste detaljer i udbudsmaterialet færdigt. 

Gode råd

De tidlige erfaringer med eForms viser, at det indledningsvist er blevet sværere for ordregiver at udarbejde sine udbudsbekendtgørelser, da der er usikkerhed om hvilken information, der skal angives i de enkelte felter og tvivl om omfanget af informationen. For ansøgere og tilbudsgiver ser det desværre ud til, at udbudsbekendtgørelserne indtil videre er blevet sværere at gennemskue, da der bliver præsenteret voldsomt meget information og herunder også information som i mindre grad er relevant. 

Derfor har vi samlet følgende gode råd til ordregivere, som skal publicere EU-udbud:  

1. Begynd at udfylde udbudsbekendtgørelsen i god tid
   
   
2. Søg rådgivning, hvis I er i tvivl om, hvordan bekendtgørelsen skal udfyldes og om felternes formål
   
   
3. Vær tydelig omkring kriterier for egnethed og særligt om hvordan udvælgelsen sker, hvis der foretages en sådan udvælgelse
   
   
4. Overvej hvordan informationen i udbudsbekendtgørelsen præsenteres og prøv at printe bekendtgørelsen for at se, hvordan ansøgere og tilbudsgivere vil komme til at se udbudsbekendtgørelsen
   
   
5. Husk at uploade udbudsmaterialet inden fremsendelse af bekendtgørelsen til offentliggørelse

Har du spørgsmål til udarbejdelsen af dine udbudsbekendtgørelser via eForms, så hjælper vi gerne med at gøre processen mere gennemsigtig. Ønsker du yderligere sparring herom, er du velkommen til at kontakte advokat Julius Præstgaard Sørensen.