Ny kontrolpakke

Ny kontrolpakke stiller nye krav til selskaber, herunder til opbevaring af selskabsdokumenter og indfører samtidig en mulighed for Erhvervsstyrelsen til at oversende selskaber til tvangsopløsning i særlige tilfælde. 

Folketinget har vedtaget en ny lov (Lov nr. 642 19. maj 2020), som har til sit primære formål at bekæmpe økonomisk svindel. Dette sker gennem en styrket kontrol på selskabs- og regnskabsområderne.

Lovændringen, der har fået navnet ”kontrolpakken”, indebærer en række ændringer af årsregnskabsloven, selskabsloven, lov om visse erhvervsdrivende virksomheder, revisorloven og forskellige andre love.

Fokus i denne nyhed vil særligt være på ændringerne i selskabsloven, herunder særligt kontrolpakkens nye regler om opbevaringspligt for selskaber. Disse regler træder – sammen med hovedparten af kontrolpakken – i kraft per 1. januar 2021. Andre dele af kontrolpakken er allerede trådt i kraft per 1. juli 2020.

Nye regler om opbevaringspligt af selskabsdokumenter

Kontrolpakken pålægger et selskabs direktion en pligt til at opbevare selskabsdokumenter på betryggende vis i mindst 5 år fra udgangen af det regnskabsår, dokumenterne vedrører. Eftersom reglerne træder i kraft per 1. januar 2021, gælder opbevaringspligten for de selskabsdokumenter, der udarbejdes i regnskabsår begyndende den 1. januar 2021 eller senere. 

Selskabsdokumenter
”Selskabsdokumenter” defineres i loven som ”de dokumenter og bilag, som et kapitalselskab er forpligtet til at lade udarbejde i henhold til selskabsloven eller regler fastsat i medfør heraf”.

Begrebet Selskabsdokumenter vil derfor bl.a. omfatte selskabets stiftelsesdokument, ejerbog, dokumentation for indbetaling af selskabskapital, vedtægter, generalforsamlingsreferater, bestyrelsesmødereferater, forretningsorden for bestyrelse, fusions – og spaltningsplaner med tilhørende redegørelser m.v. Også bilag til sådanne dokumenter som f.eks. dokumentation for indbetaling af selskabskapital, mellembalancer vurderingsrapporter og vurderingsmandsudtalelser vil være omfattet af dokumentbegrebet. 

Opbevaringsmåde
Opbevaringen af selskabsdokumenterne skal ske på en sådan måde, at dokumenterne uden vanskeligheder kan gøres tilgængelige for de offentlige myndigheder i Danmark, som har ret til at kræve indsigt i selskabsdokumenterne i henhold til selskabsloven eller anden lovgivning.

Såfremt selskabsdokumenterne opbevares i et format, som ikke er elektronisk, skal dokumenterne opbevares i papirform i Danmark. Formålet hermed er, at dokumenterne skal kunne gøres tilgængelige for de relevante myndigheder inden for rimelig tid. Vælger selskabet at opbevare selskabsdokumenterne elektronisk stilles der derimod ikke krav om server-/cloud-løsningens fysiske placering.

Opbevaringspligten ved selskabets ophør, opløsning eller ændring i direktionen
Opbevaringspligten påhviler selskabets direktion.

Ved udskiftning i direktionen skal den fratrædende direktion sørge for at videregive selskabsdokumenterne til den nye direktion, der så er forpligtet til at sørge for, at opbevaringspligten forsat opretholdes.

Såfremt selskabet ophører, skal den senest registrerede direktion sørge for, at selskabsdokumenterne fortsat opbevares i overensstemmelse med reglerne i selskabsloven. Opløses selskabet ved skifterettens mellemkomst, kan skifteretten dog beslutte, at andre end den senest registrerede direktion skal opbevare selskabsdokumenterne.

Erhvervsstyrelsens sanktioner ved manglende overholdelse af opbevaringspligten
Såfremt et selskab ikke overholder opbevaringspligten, dvs. ikke opbevarer selskabsdokumenter eller hvor opbevaringen af selskabsdokumenter er mangelfuld, kan dette straffes med bøde og i værste fald kan Erhvervsstyrelsen sende selskabet til tvangsopløsning.

Bøden vil som udgangspunkt blive udstedt til selskabet, men det kan dog forekomme at bøden udstedes til de ansvarlige personer i selskabet. Dette vil være tilfældet, såfremt de ansvarlige personer forsætligt eller groft uagtsomt har medvirket til en overtrædelse, som ikke er af underordnet karakter.

Erhvervsstyrelsen vil alene sende et selskab til tvangsopløsning i situationer, hvor selskabet helt grundlæggende ikke har overholdt pligten til at opbevare selskabsdokumenter. Er der tale om forhold, der er mulige for selskabet at berigtige, vil selskabet dog få en frist til at berigtige forholdet, inden Erhvervsstyrelsen sender selskabet til tvangsopløsning.

Øvrige regler

Foruden reglerne om opbevaringspligt indfører kontrolpakken en række andre regler i selskabsloven og anden lovgivning, herunder f.eks.:

• Adgang for Erhvervsstyrelsen til at foretage tilbagetrækning af årsrapporter med alvorlige fejl og mangler.
• At personer der registreres som medlemmer af selskabets ledelse, også reelt skal udføre ledelsesopgaverne. Finder Erhvervsstyrelsen at dette ikke er tilfældet, kan Erhvervsstyrelsen nægte registrering eller afregistrere sådanne personer, for herved at undgå den registrerede ledelse reelt er stråmænd. Erhvervsstyrelsen kan med samme formål kræve identifikationsoplysninger eller personligt fremmøde af ledelsesmedlemmer.
• Adgang for Erhvervsstyrelsen til at foretage udgående kontrol af at selskabets registrerede adresse er reel.
• At der i forbindelse med registrering af kapitalforhøjelser skal indsendes dokumentation for kapitalens indbetaling til selskabet efter tilsvarende regler, som de der gælder ved stiftelse.
• At Erhvervsstyrelsen kan kræve oplysninger om selskabsforhold bekræftet via redegørelser fra uafhængig kilde, F.eks. advokat eller revisor.
• Pligt til indberetning af selskabets nettoomsætning til Erhvervsstyrelsen, selvom denne ikke oplyses i årsrapporten.
• Erhvervsstyrelsen kan forlange selskaber, der ikke efterlever påbud om berigtigelse af ulovlige forhold tvangsopløst.

Du er velkommen til at kontakte os for konkret rådgivning om reglerne i kontrolpakken.